Caos organizzativo: la ricetta per il fallimento nelle PMI
Un problema ricorrente nelle PMI, soprattutto a conduzione familiare, è la mancanza di chiarezza nei ruoli e nelle responsabilità.
Come riconoscere questo problema?
I ruoli sono confusi e le responsabilità indefinite:
i dipendenti non sanno cosa ci si aspetta da loro e a chi si devono rivolgere o rispondere. Quando si cerca di risolvere un problema, salta fuori che è sempre colpa di qualcun altro.
Organigrammi disegnati male:
l’organigramma riflette le relazioni personali più che le funzioni e le attività aziendali. Soprattutto in una Tecnostruttura, tutte le attività devono essere perfettamente descritte, analizzate e assegnate.
Documentazione carente:
job description, manuali organizzativi e procedure sono assenti o inutilizzabili. La loro assenza pesa, soprattutto quando andremo a sostituire una risorsa che se ne va per svariati motivi (pensionamento, licenziamento, etc.). Chi arriva a sostituire, non potendo essere affiancato con la risorsa uscente, si trova davanti ad un labirinto di percorsi che non sa cosa fare e, al fine di non deludere, si auto-costringe ad inventarsi di sana pianta.
Commistione tra proprietà e management:
l’imprenditore si assume compiti gestionali che dovrebbero essere delegati.
Mancanza di organi di supporto:
non ci sono organi che siano in grado di supportare l’imprenditore nelle decisioni strategiche. Il cosiddetto cruscotto degli indicatori gestionali e di performance, per capirci meglio.
Focus verticale:
l’attenzione è rivolta alle funzioni individuali e non ai processi aziendali.
Scarsa coordinazione:
le diverse aree aziendali non collaborano efficacemente fra loro. Se poi ci aggiungiamo un sistema premiante inefficiente, possono anche verificarsi attività in contrasto tra di loro che danneggiano ampiamente il futuro aziendale. Non a caso, molto spesso si parla di “mors tua, vita mea”, sembra un paradosso, ma molto spesso rispecchia casi purtroppo reali.
Le conseguenze di questa situazione sono drammatiche:
Inefficienza e sprechi:
la mancanza di chiarezza genera confusione, ritardi e sprechi di risorse.
Demotivazione del personale:
i dipendenti frustrati e demotivati non rendono al meglio e dopo un lungo periodo di tale inefficienza, decidono di andarsene.
Mancanza di controllo:
l’imprenditore non ha il controllo sull’andamento dell’azienda. Non può averlo basandosi solo su dei report, molto spesso riportati verbalmente di propri collaboratori.
Impossibilità di crescere:
l’azienda non riesce a crescere e a svilupparsi senza una struttura organizzativa solida che possa garantire un controllo superiore su tutto ciò che si sta facendo.
Come risolvere il problema?
- Definire ruoli e responsabilità in modo chiaro e univoco.
- Creare un organigramma funzionale alle esigenze aziendali.
- Redigere job description, manuali organizzativi e procedure.
- Separare nettamente proprietà e management.
- Istituire organi di supporto all’imprenditore.
- Adottare un approccio orizzontale basato sui processi.
- Migliorare la coordinazione tra le diverse aree aziendali.
Solo con una struttura organizzativa chiara e ben definita le PMI potranno superare il caos e costruire un futuro prospero.
Un invito all’azione:
- Stai valutando a fondo la situazione organizzativa della tua azienda?
- Hai identificato le aree di miglioramento sulle quali agire prioritariamente?
- Stai implementando le misure necessarie per creare una struttura organizzativa efficace?
- Stai monitorando e misurando i risultati ottenuti?
Insieme, possiamo aiutare le PMI a trasformare il caos in ordine e raggiungere il successo.