Quando conviene esternalizzare e quando mantenere le competenze all’interno dell’azienda
L’outsourcing è uno dei temi più discussi nel mondo delle PMI. In un’epoca di trasformazione digitale e crescente specializzazione, le imprese si trovano ad affrontare un dilemma cruciale: è meglio mantenere le competenze internamente o esternalizzare determinati processi aziendali?
Da un lato, l’outsourcing permette di accedere a competenze specialistiche, ridurre i costi e aumentare l’efficienza operativa. Dall’altro, il rischio di perdere il controllo sulle attività strategiche e di compromettere la coesione aziendale è sempre dietro l’angolo.
In questo articolo analizzeremo i pro e i contro dell’outsourcing, i settori aziendali nei quali l’esternalizzazione può essere una scelta vincente e i criteri per stabilire quando conviene mantenere le competenze in-house.
Perché l’outsourcing è un tema cruciale per le PMI?
Le PMI operano in un contesto sempre più complesso, caratterizzato da una evoluzione tecnologica rapida, con nuove piattaforme e strumenti sempre più complessi da padroneggiare.
Ciò determina la necessità di una crescente specializzazione delle competenze, con evidenti difficoltà nel mantenere aggiornato il personale interno.
La maggiore pressione sui costi operativi impone scelte strategiche per ottimizzare risorse e investimenti.
L’outsourcing nasce quindi per rispondere a tutte queste sfide, permettendo alle PMI di delegare le funzioni “non core” a fornitori specializzati, senza dover sostenere costi elevati per la formazione e l’implementazione di nuove infrastrutture.
Tuttavia, non sempre esternalizzare può essere la scelta giusta.
Quando una funzione è strategica per il vantaggio competitivo dell’impresa, mantenerla all’interno diventa essenziale per non perdere il controllo del business.
I benefici dell’outsourcing nelle PMI
Esternalizzare può portare a diversi vantaggi, soprattutto nelle aree che richiedono una elevata specializzazione o che non fanno parte del core business aziendale.
Uno dei principali motivi per cui le aziende scelgono l’outsourcing è la possibilità di ridurre i costi fissi e trasformarli in costi variabili. Invece di assumere del personale interno con stipendi e benefit, le PMI possono pagare solo per i servizi effettivamente utilizzati.
Per ciò che riguarda l’accesso a competenze specialistiche, le PMI non sempre sono in grado di disporre di esperti interni, ad esempio in settori avanzati come la cybersecurity, il digital marketing o la gestione della supply chain. Esternalizzando, possono quindi avvalersi delle migliori competenze senza dover investire in formazione continua.
A fronte di tutto questo, resta in primo piano l’obiettivo di mantenere all’interno dell’azienda solo le attività realmente strategiche, al fine di consentire all’imprenditore di concentrarsi su ciò che genera valore, delegando le funzioni secondarie a dei partner esterni.
L’outsourcing consente alle PMI un adattamento rapido alle esigenze del mercato, scalando le risorse in base alla domanda senza dover gestire strutture rigide e costose.
Quando l’outsourcing può diventare un rischio
Sebbene i benefici siano piuttosto evidenti, l’outsourcing presenta anche alcuni rischi da non sottovalutare, prima di prendere una decisione in merito.
Se un’azienda esternalizza le proprie attività cruciali, come la gestione dei clienti o lo sviluppo tecnologico, rischia di perdere il controllo sui processi chiave e di diventare quindi dipendente dai fornitori esterni.
Inoltre, non tutti i fornitori sono in grado di garantire degli standard elevati o la medesima dedizione che avrebbe un team interno. Un servizio scadente può danneggiare la reputazione dell’azienda e impattare negativamente sull’esperienza del cliente.
Infine, se la relazione con il fornitore non viene gestita correttamente, possono emergere i cosiddetti costi nascosti, come spese per aggiornamenti contrattuali, per una mancata integrazione con i sistemi aziendali o per la perdita di know-how del personale interno.
Quali funzioni conviene esternalizzare?
Abbiamo quindi compreso che non tutte le attività aziendali sono adatte all’outsourcing. Ecco alcune aree nelle quali l’esternalizzazione può rappresentare un vantaggio competitivo per le PMI.
1. Contabilità e amministrazione
La gestione contabile risulta assai complessa e soggetta a continui aggiornamenti normativi. Affidarsi ad uno studio esterno permette di ridurre gli errori, evitare sanzioni e liberare tempo prezioso per l’imprenditore.
2. IT e cybersecurity
Mantenere un team IT interno può essere notevolmente costoso e poco efficiente per una PMI, visto che gli interventi da compiere potrebbero avere caratteristiche spot temporanee. L’outsourcing consente di avere sempre accesso alle tecnologie più aggiornate implementabili dagli esperti in cybersecurity, consentendo di limitare il rischio degli attacchi informatici.
3. Digital marketing e gestione dei social media
Creare una presenza digitale efficace del proprio brand richiede competenze avanzate in SEO, advertising e content marketing. Esternalizzare queste attività ad un’agenzia specializzata può garantire risultati migliori a costi più contenuti rispetto a un team interno.
4. Customer service e supporto tecnico
Se gestito male, il servizio clienti può diventare un punto critico per l’azienda. Esternalizzare il customer service ad un fornitore specializzato e qualificato può migliorare la qualità dell’assistenza e garantire risposte rapide ai clienti.
Quali funzioni è meglio mantenere in azienda?
Se alcune attività sono facilmente delegabili, altre invece sono troppo strategiche per essere affidate a terzi. Ecco quali competenze dovrebbero rimanere interne:
1. Innovazione e sviluppo prodotti
L’innovazione è un motore essenziale per la crescita. Delegare completamente la ricerca e sviluppo significherebbe perdere il controllo sulle decisioni importanti per il futuro dell’impresa.
2. Gestione delle relazioni con i clienti chiave
Le aziende devono costruire relazioni solide con i propri clienti, specialmente se si tratta del settore High Ticket. Tutto ciò richiede un approccio diretto. Se tali rapporti con i clienti vengono esternalizzati, il rischio è quello di incidere negativamente sulla personalizzazione e sul contatto umano necessario in questi particolari contesti.
3. Cultura e leadership aziendale
Il modo con il quale un’azienda comunica la propria identità e i propri valori non può essere delegato a terzi. La cultura aziendale deve essere coltivata internamente, per garantire coerenza e autenticità.
Come trovare il giusto equilibrio tra outsourcing e in-house?
Per ottenere i massimi benefici dall’outsourcing senza compromettere il controllo aziendale, è necessario adottare un approccio strategico che consenta di discernere chiaramente le attività “core” da quelle “non core”.
Inoltre, i fornitori andrebbero valutati con dei criteri rigorosi sulla qualità e l’affidabilità. Per questo motivo debbono essere stipulati contratti chiari, avvalorati da KPI misurabili, e nei quali siano previste anche tutte le attività di un costante monitoraggio della qualità dei servizi esternalizzati.
L’outsourcing diventa uno strumento di crescita intelligente
L’outsourcing può essere una leva strategica potente per le PMI, a patto che venga utilizzato con criterio. Delegare le attività giuste permette di ottimizzare i costi, accedere a competenze specialistiche e migliorare l’efficienza, senza perdere di vista la gestione strategica dell’impresa.
Il segreto sta nel trovare il giusto equilibrio tra interno ed esterno, assicurandoci che ogni funzione venga gestita nella maniera più efficace per garantire il successo aziendale.